Politique de confidentialité

⚠ Contenu provisoire, à faire relire par un juriste avant publication.

Dernière mise à jour : octobre 2026.

1. Qui traite vos données ?

Pour les feuilles de présence, la structure organisatrice de la réunion est responsable du traitement ; Ivoire Citadelle, éditeur d'Aptendance, l'héberge pour son compte (sous-traitant). Pour les comptes utilisateurs des structures, Ivoire Citadelle est responsable du traitement.

2. Données collectées

• Participants : nom, prénom, fonction, entreprise, téléphone, e-mail (facultatif), signature, date et heure de signature ; selon l'offre de la structure, adresse IP et, avec l'accord du participant, position du téléphone au moment de la signature.
• Utilisateurs des structures : nom, e-mail, téléphone, mot de passe (stocké sous forme d'empreinte), journal des actions.

3. Finalités

Établir et conserver la feuille de présence d'une réunion, prouver la présence en cas d'audit, gérer les comptes et la facturation, assurer la sécurité du service.

4. E-mails envoyés aux participants

Si un participant coche la case « Recevoir mon justificatif de présence par e-mail », son adresse est utilisée pour lui envoyer ce justificatif personnel. Si l'organisateur utilise la synthèse de réunion (offre Pro), les participants ayant donné leur adresse peuvent aussi recevoir le compte rendu de la réunion et les diligences qui les concernent. Environ une heure après la clôture d'une activité (pour un atelier sur plusieurs jours : après la dernière journée), les participants ayant donné leur adresse reçoivent la confirmation de leur participation et un lien personnel pour l'évaluer ; les notes et commentaires sont transmis à l'organisateur sans le nom ni l'adresse de leur auteur. Cet e-mail présente aussi Aptendance. L'adresse n'est jamais ajoutée à une liste de diffusion ni utilisée pour d'autres envois. Le justificatif ne contient que la présence de son destinataire. Le nombre d'envois, de téléchargements du justificatif et de clics sur le lien de découverte d'Aptendance est mesuré de façon globale ; l'ouverture des e-mails n'est pas suivie. Chaque e-mail contient un lien de désabonnement : après désabonnement, plus aucun e-mail lié aux réunions (reçu, confirmation, évaluation, compte rendu) n'est envoyé à cette adresse, quelle que soit la structure.

5. Synthèse de réunion par intelligence artificielle

En offre Pro, l'organisateur peut transmettre ses notes ou la transcription d'une réunion à un service d'intelligence artificielle (Claude, Anthropic) pour obtenir une proposition de compte rendu. Les notes ne sont pas conservées par Aptendance ; l'organisateur relit et corrige le compte rendu avant tout envoi.

6. Destinataires

Les membres autorisés de la structure organisatrice ; Ivoire Citadelle et ses sous-traitants techniques (hébergement, envoi d'e-mails, intelligence artificielle pour la synthèse de réunion), dans la limite de leurs missions. Les données ne sont jamais revendues.

7. Durée de conservation

Les feuilles de présence sont conservées tant que la structure utilise le service, puis supprimées à sa demande ou au plus tard 12 mois après la fermeture de son compte, sauf obligation légale contraire.

8. Sécurité

Connexion chiffrée (HTTPS), mots de passe stockés sous forme d'empreinte, double authentification disponible, journal d'audit infalsifiable, cloisonnement strict entre structures.

9. Vos droits

Vous pouvez demander l'accès, la rectification ou la suppression de vos données auprès de la structure organisatrice, ou écrire à Ivoire Citadelle. Vous pouvez également saisir l'autorité de protection des données compétente (ARTCI en Côte d'Ivoire, CDP au Sénégal).